1.
Hằng năm cơ quan, tổ chức phải lập kế hoạch kiểm tra tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý.
Kiểm tra tài liệu lưu trữ số
2.
Định kỳ và trong thời hạn 03 năm, cơ quan, tổ chức phải bảo đảm kiểm tra toàn bộ tài liệu lưu trữ số thuộc phạm vi quản lý.
3.
Nội dung kiểm tra
a)
Kiểm tra khả năng tiếp cận, sử dụng, cập nhật của thông tin về dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ số.
b)
Kiểm tra quá trình bảo quản và bảo đảm an toàn thông tin đối với tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
c)
Kiểm tra tính chính xác thông tin về dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ số với tệp tin tài liệu lưu trữ kèm theo (nếu có).
4.
Kiểm tra tài liệu lưu trữ số được thực hiện như sau:
a)
Xác định và phân loại nguồn tài liệu lưu trữ số kiểm tra (chọn phông lưu trữ để chọn điểm và chọn xác suất cơ sở dữ liệu trong phông).
b)
Khởi động hệ thống trang thiết bị, phần mềm phục vụ kiểm tra.
c)
Kết nối hệ thống phục vụ kiểm tra với phương tiện lưu trữ.
d)
Kiểm tra tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
đ)
Thống kê danh mục tài liệu kiểm tra gồm tên tệp tin kiểm tra, địa chỉ lưu trữ tệp tin bị lỗi.
e)
Ghi biên bản theo quy định tại Mục 1 Phụ lục VII Thông tư này.
g)
Thực hiện phương án khắc phục lỗi (bổ sung các trường tin bị lỗi, bổ sung dữ liệu từ các nguồn dự phòng, số hóa lại tài liệu bị lỗi và bổ sung vào Hệ thống).
h)
Lập hồ sơ về quá trình kiểm tra.